ilmu administrasi perkantoran

A. Pengertian Administrasi

Secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari kata ad
yang berarti intensif dan ministraire yang berarti to serve (melayani). 

Administrasi perkantoran meliputi kegiatan : 

pelayanankeamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan,kepegawaian, pelayanan kesiswaan, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan, surat menyurat dan ekspedisi.

A. Pelayanan Keamanan, Kebersihan, dan Keindahan

1. Pelayanan Keamanan

Dalam rangka pelayanan keamanan diberdayakan 2 petugas
satpam yang tugasnya meliputi menata dan mengamankan parkir kendaraan pegawai dan
tamu, mencatat dan melaporkan tamu yang datang dan pulang, serta mengamankan
lingkungan sekolah.

2.Pelayanan Kebersihan dan Keindahan

Pelayanan kebersihan dan keindahan dilakukan oleh 1 orang
petugas kebersihan dan keindahan, dengan melibatkan pula beberapa orang guru pembina
7K dan siswa, serta guru piket.

3. Pelayanan Tamu dan Telepon
Pelayanan tamu dilakukan oleh satu orang petugas penerima
tamu, yang bertugas memandu tamu sesuai dengan maksud dan tujuan si tamu. Sedangkan
pelayanan telepon terbatas pada melayani telepon yang masuk, lalu meneruskan atau
menindak-lanjuti sesuai dengan maksud dan tujuan si penelepon.

Pelayanan kepegawaian
Pelayanan kepegawaian meliputi: melengkapi arsip data kepegawaian setiap
individu pegawai pada file yang tersedia, mengisi daftar induk kepegawaian, membuat
laporan bulanan keadaan pegawai, mengurus secara administrasi mengenai usul-usul
kepegawaian seperti usul PAK, usul kenaikan pangkat, usul kenaikan gaji berkala, usul
mutasi tugas atau mutasi jabatan, permintaan cuti/izin, membuat data dan analisis
kepegawaian, dan lain-lain. Pelayanan kepegawaian dilakukan secara manual dan digital
sesuai dengan kebutuhan.

4. Pelayanan kesiswaan

Pelayanan kesiswaan meliputi tugas-tugas: membuat klapper, mengisi daftar induk
siswa, data keadaan siswa setiap bulan, surat menyurat kesiswaan dan administrasi
pembinaan kesiswaan. Semuanya dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan
kebutuhan.

5. Pelayanan keuangan

Pelayanan keuangan berupa daftar pembayaran gaji/honor/dana transportasi/dsb,
membuat RAPBS bersama dengan tim khusus, pengadaan ATK/operasional sekolah,
proposal pendanaan/subsidi bekerja sama dengan komite sekolah/instansi terkait, dan lain-
lain. Semua kegiatan dilakukan secara manual dan digital sesuai dengan kebutuhan.

7. Pelayanan umum

Pelayanan umum meliputi: persuratan dan kegiatan administrasi umum, yang tidak
memerlukan penanganan khusus seperti legalisir, penggandan dengan mesin stensil,
dokumentasi kegiatan, konsumsi/akomodasi, penyajian data dan sejenisnya.

8. Pelayanan surat menyurat dan ekspedisi

Surat menyurat dan ekspedisi dilakukan oleh petugas khusus agar terjamin
keakuratan, penyampaian dan efektivitasnya. Selain dari itu untuk memudahkan
pengecekan jika dibutuhkan dan jira terjadi hal-hal yang tak diinginkan sehubungan
dengan surat-menyurat yang ada.

Demikian secara garis besar mengenai pelayanan administrasi perkantoran yang
ada . Rincian tugas dan kegiatan secara detail dan lebih jelas
dituangkan dalam buku panduan pelaksanaan tugas-tugas administrasi perkantoran.

Pengelompokan Ilmu Administrasi

Pengelompokan Ilmu Administrasi terdiri atas (a) pengelompokan yang bersifat administrasi umum, (b) pengelompokan di bidang pembangunan, (c) pengelompokan yang bersifat sektoral, dan (d) pengelompokan atas dasar Pelayanan administratif (administrative services). Pengelompokan yang terakhir yaitu pelayanan administratif dilakukan oleh satuan kerja yang disebut dengan Kantor (Perkantoran) atau Manajemen Kantor (Perkantoran). Administrasi Perkantoran bertugas membantu pelaksanaan tugas pokok/tujuan Organisasi/Badan Usaha. Administrasi Kantor/Perkantoran biasanya disebut “Sekretariat” atau “Tata Usaha” yang bertugas melakukan pelayanan administratif, berupa urusan: Kerumahtanggaan, Ketatausahaan, Kepegawaian, Keuangan, dan sebagainya yang bersifat pelayanan intern (internal services). 

perkembangan ilmu administrasi perkantoran

Ilmu Administrasi pada Waktu Pemerintahan Hindia Belanda dan Pengaruh Administrasi Militer

1. Penggunaan istilah administrasi di bidang pemerintahan pada pemerintahan Hindia Belanda.

2. Pembagian wilayah administrasi.

3. Lembaga-lembaga pemerintah Hindia Belanda.

4. Susunan organisasi pemerintah Hindia Belanda.

5. Daerah-daerah Otonom.

6. Istilah administrasi di bidang hukum dan di bidang perekonomian.

     7. Pengaruh Administrasi Militair pada waktu Perang Dunia II.

Perkembangan Administrasi sesudah Kemerdekaan 

        Praktik-praktik administrasi yang dilakukan oleh pemerintah Hindia Belanda, baik di bidang Pemerintahan, Hukum dan Perekonomian. Namun praktik-praktik administrasi tersebut, dimonopoli oleh orang-orang Belanda. Sehingga ilmu Administrasi kenyataannya menjadi milik bangsa penjajah. Orang-orang Indonesia hanya sekedar sebagai pelaksana saja. Mereka pada umumnya hanya memiliki pangkat sebagai Mandor/Krani, Juru Tulis (Klerk), sehingga mereka hanya mengenal arti administrasi dalam arti sempit.

Pengaruh keberhasilan Administrasi Militer pada Perang Dunia II, menyebabkan bangsa-bangsa di dunia banyak mempelajari ilmu administrasi.

Menyadari atas kekurangannya di bidang administrasi, pemerintah Indonesia mendatangkan Misi Ahli dari Amerika Serikat untuk memperbaiki kekurangan tersebut.

Akhirnya Misi Ahli memberikan rekomendasinya, yaitu: Perlunya “Pendidikan dan Latihan Administrasi di Indonesia” (Training for Administration in Indonesia)